Gut organisiert zu sein daheim, am Arbeitsplatz und im Unternehmen, das bringt tatsächlich viel, fast immer Erfolg und Gewinn. Dass eine Organisation im Betrieb stets reibungslos vonstatten geht, entspricht jedoch nicht der Realität. Leerläufe, Missverständnisse, fehlende Kommunikation, Über- oder Unterforderung bei den Aufgaben – alles Faktoren, die eine positive Entwicklung hindern. Darum helfen einige Grundregeln und Tipps, den erwünschten Vorstellungen näherzukommen.
Stimmt nicht ganz, denn in Wirklichkeit ist Arbeit das halbe Leben – zumindest bei den meisten Menschen.
Organisationstipps für Mitarbeitende:
— Den Tag mit einem konkreten Plan starten. Obwohl man weiss, dass es oft anders kommt, als man denkt, hilft die Vorbereitung auf die Arbeit, um diese effektiv zu erledigen. Es geht dabei hauptsächlich um die Konzentration, mit der ein Arbeitstag beginnen sollte. Dies bedingt zwar, dass man sich schon vor dem Anstempeln Gedanken über seine Aufgaben macht, letztendlich profitiert man aber selbst von der gut organisierten Ausgangslage.
— Lieber telefonieren anstatt schreiben. Kaum zu glauben, aber das direkte Gespräch ist trotz allen elektronischen Medien noch immer mit Abstand die schnellste Kommunikationsform. Während des Formulierens einer E-Mail sind im direkten Kontakt Aufgaben und Entscheidungen längst besprochen und beschlossen.
— Prioritäten setzen und Reihenfolge bestimmen. Anstatt sich mit der morgendlichen Nachrichtenflut zu befassen, lieber anspruchsvolle Aufgaben erledigen – wenn’s möglich ist. Der Morgen ist generell der produktivere Teil des Tages, man ist konzentrierter an der Arbeit. Und viele Fragen lassen sich auch am Nachmittag beantworten, einige erübrigen sich sogar oft.
— Vorlagen und Muster nutzen. Man kann E-Mail schicken und sich jedes Mal Gedanken machen, was man schreiben soll. Oder man legt sich ein kleines Archiv mit Standardformulierung an, die mit wenigen Änderungen versehen fast alle Kommunikationswünsche erfüllen. Dadurch spart man Zeit und Denkleistung, die an wichtiger Stelle mehr gefragt ist.
— Räum den Schreibtisch auf! Nichts ist demotivierender, als am Morgen einen Haufen unerledigter Arbeiten anzutreffen. Wo beginnt man zuerst, was hat Priorität? Wer einen persönlichen Arbeitsplan hat und seinen Arbeitsplatz gut organisiert hat, ist schneller bei der Sache und effektiver bei deren Ausführung. Da kann man sich auch gerne mal eine Pause gönnen – ohne schlechtes Gewissen. Thomas Pfann
Organisationstipps für Unternehmen:
— Sagen, wohin die Reise gehen soll. Wenn sich alle über die Unternehmensziele im Klaren sind, können sie auch gemeinsam erreicht werden.
— Wer nicht kommuniziert, verliert – am ehesten motivierte Mitarbeitende und schliesslich auch an geschäftlicher Substanz. Lieber einmal etwas zu viel sprechen als schweigen und abwarten.
— Es braucht keine klaren Leitplanken in der Firma, wie und was jeder zu tun hat. Sinnvolle und begründete Vorgaben helfen aber, gemeinsam an einem Strick zu ziehen.
— Nichts ist schlimmer als leere Versprechungen. Wer A sagt, muss auch B sagen oder zumindest begründen, wieso aus B plötzlich C wird oder warum es nur bei A bleibt.
— Gute Ideen aufnehmen und weiterentwickeln – selbstverständlich unter Miteinbezug des Ideenlieferanten. Vielleicht wäre man sonst nie auf das beste Produkt des Unternehmens gestossen ...
— Ohne Rückmeldung auf geleistete Arbeit geht die Motivation bald einmal verloren. Loben verleiht Flügel, Kritik kann durchaus weiterhelfen.